Eine Frage des (Mind-)Setups – oder: Wie FELD M Schwarzen Schwänen begegnet

on 26.03.2020 by Dr. Ramona Greiner, Dr. Matthias Böck

Seit einigen Tagen spricht die Welt wieder von „Black Swans“: höchst unwahrscheinlichen, unvorhersehbaren und seltenen Ereignissen – wie aktuell die Corona-Pandemie. Das Bild vom Schwarzen Schwan ist vor allem bekannt geworden durch die Bücher des Risikoanalysten Nassim Nicholas Taleb. Seine beiden Kernfragen sind: „Wie schaffen wir es, die negativen Auswirkungen von Schwarzen Schwänen gut zu überstehen?“ und „Wie können wir die Chancen, die sich durch Schwarze Schwäne bieten, optimal nutzen?“. Die Antwort auf beide Fragen liegt – stark verkürzt gesagt – in der „Antifragilität“: Wir können unvorhergesehenen Ereignissen nur gut begegnen, wenn wir das richtige Maß an Stabilität und Elastizität haben und damit “anti-fragil” sind.

Im Folgenden möchten wir ausführen, wie sich FELD M in der Vergangenheit dahingehend aufgestellt hat und wie wir jetzt mit den Auswirkungen der Corona-Pandemie umgehen.

 

 

Flexibilität by default: Unser Mindset und TechSetup

Arbeiten wann und wo wir wollen

Unser Team hat seinen Hauptsitz in München. In den letzten Jahren sind aber weitere Büros in Hamburg, Berlin, Zürich und Danzig dazu gekommen. Unser Anspruch ist es, dass sich die Arbeit dem Leben unserer Kolleg*innen anpasst und nicht andersrum. Daher unterstützen wir Kolleg*innen, die mit dem Rad um die Welt reisen oder für eine Zeit im Ausland leben wollen. Die Daheimgebliebenen können ebenfalls, wann immer sie wollen, auf Remote-Arbeit ausweichen, z.B. für die ungeliebte Heizungsablesung. Für FELD M ist es immer ein Ziel gewesen, seinen Mitarbeiter*innen zwar die Arbeit von überall zu ermöglichen, dabei aber das Gemeinschaftsgefühl und das “Belonging” nie zu verlieren. Für letztere Punkte ist es wichtig, sich in regelmäßigen Abständen zu treffen und auszutauschen und in der Zwischenzeit die verschiedenen Kommunikationsmöglichkeiten optimal zu nutzen.

 

Toleranz und Wertschätzung

Am Anfang von Remote-Arbeit muss natürlich das Verständnis aller Beteiligten stehen. Bis Meetings losgehen, kann es aufgrund des TechSetups auch mal ein paar Minuten länger dauern, die Verbindung und Tool-Performance sind nicht immer gleich gut, manchmal klingelt es an der Haustür oder andere Umgebungsgeräusche beeinträchtigen das konzentrierte, gemeinsame Arbeiten. Dazu können gerade Kinder das Home Office ordentlich auf den Kopf stellen: Da können Termine noch so gut geplant sein, aber sobald die Kinder eine Kamera entdecken, schieben sie von allen möglichen Seiten die Köpfchen ins Bild.

Auch das “Wann?” spielt eine Rolle. Bei FELD M muss im Sinne unserer Kund*innen sichergestellt sein, dass alles zu deren Zufriedenheit verläuft. In diesem Rahmen aber sind wir frei, unsere Arbeitszeiten so einzuteilen, dass sie in unser Leben passen. Der notwendige Call am Nachmittag lässt sich vielleicht nicht immer verschieben, aber Recherche, Weiterbildung und Konzeption können auch außerhalb von 9-to-5 stattfinden, wenn tagsüber einfach andere Dinge wichtig sind.

Das Verständnis für all dies wird dadurch erhöht, dass wir alle die Freiheit und Flexibilität zu schätzen wissen, weil wir auch selbst mal im Home Office bleiben, von unterwegs aus arbeiten, unsere Arbeitszeit unserem Leben anpassen oder zumindest wissen, dass wir es jederzeit könnten. Deshalb versuchen wir auch, die Remote-Zusammenarbeit immer weiter zu verbessern.

 

Kontinuierlich besser werden

Natürlich klappt nicht jede neue Idee oder Initiative, um die Art unserer Zusammenarbeit zu verbessern. Wichtig ist es dabei aber, eine Kultur zu entwickeln, die Kolleg*innen ermutigt, neue Dinge auszuprobieren. Ein Scheitern ist absolut in Ordnung, man lernt daraus und kann daraus wieder neue Ansätze entwickeln. Dazu verändern sich über die Zeit Teamstrukturen, Kund*innen und auch Technologien. Das macht es umso wichtiger, inne zu halten und zu reflektieren, ob bestimmte Artefakte (z.B. Meetingformate) oder Tools noch für uns funktionieren oder überdacht werden müssen.

 

Technische Infrastruktur und Tools

Jede Software kann nur so gut funktionieren wie die Infrastruktur, die ihr zur Verfügung steht. Bei uns ist es selbstverständlich, sich über ein (funktionierendes) VPN mit dem Büro zu verbinden und jeder*m Mitarbeiter*in die Möglichkeit zu geben, Laptop und sonstiges Equipment (Monitor bis Tastatur) mit nach Hause zu nehmen. Sollte einmal das Internet zu Hause streiken, gibt es die Möglichkeit, sich aus der Firma einen mobilen Hot Spot auszuleihen.

Für die interne Kommunikation nutzen wir überwiegend Slack, Trello, Confluence und MS Teams. Auch hier können die Teams innerhalb von FELD M ihren Toolstack flexibel gestalten und z.B. Jira statt Trello verwenden. Wir haben in den letzten Jahren viel mit verschiedenen Konferenztools und entsprechender Hardware experimentiert, um unsere Remotees so gut wie möglich in das Büro zu integrieren. Neben Slack nutzen wir Zoom für größere Meetings, da dieses neben der Einwahl über das Internet auch die direkte Einwahl über das gute alte Telefon ermöglicht – neben einem Default ist eben auch immer ein Fallback wichtig, da es immer einmal technische Probleme geben kann.

 

Soziale Verantwortung als Speed Booster

Soziale Verantwortung, nachhaltiges Denken und Handeln sowie gelebte Werte werden bei uns in allen Bereichen großgeschrieben. So kam es auch, dass bei FELD M bereits vor den offiziellen Ankündigungen der letzten Wochen die ersten darüber diskutiert haben, auf Home Office umzustellen, um in U- und S-Bahn oder im Büro niemanden zu gefährden. Vielen von uns war schnell klar, dass die ersten getroffenen, offiziellen Maßnahmen nur ein Anfang sind und so wurde auch bei FELD M zum einen darum gebeten, den Computer jeden Abend mit nach Hause zu nehmen, um für alle Fälle gerüstet zu sein, und zum anderen wurde allen Mitarbeiter*innen noch einmal die Möglichkeit ans Herz gelegt, auch wirklich von zu Hause aus zu arbeiten.

Innerhalb von wenigen Tagen hatten wir eine Gruppe von Freiwilligen, die erste interne Guidelines für den Umgang mit Corona bei FELD M erarbeitet und geteilt hat. Dazu gehört inzwischen auch, die Kolleg*innen in ihren Home Offices zu unterstützen: Wie oben erwähnt, ist die Arbeit zu Hause nicht immer ungestört, gerade seit die Kindergärten und Schulen geschlossen wurden. Auch hier wurde schnell eine Task Force erstellt, die Mitarbeiter*innen berät, wie sie mit der neuen Betreuungssituation umgehen können und welche Lösungen sich anbieten.

 

Der Bug als Feature: Wo wir durch Corona bereits besser wurden

FELD M hatte also bereits verhältnismäßig gute Voraussetzungen, um die Herausforderungen, vor die Corona die Wirtschaft derzeit stellt, zu meistern. Dennoch gibt es einige Punkte, die auch wir erst lernen mussten oder wo wir gezwungen waren, uns zu verbessern und anzupassen. Darüber hinaus sind neue Ideen und Learnings durch die Pandemie angestoßen worden, die wir nun vielleicht dauerhaft beibehalten:

 

  • Sensibilität für Remote-Work und Best practices: Wenn wirklich viele Leute im Home Office sind, die nicht regelmäßig von zuhause aus arbeiten, fallen Missstände und Optimierungspotenziale durch den unverstellten, unroutinierten Blick viel schneller auf und können beseitigt werden.
  • Mehr Tool-Kompetenz: Da nun alle gezwungen sind, sich zunächst alleine um ihr Tech-Setup zu kümmern, loggt man sich unter Umständen zum ersten Mal in neue Tools ein, probiert herum und erweitert so sein Tool- und Tech-Repertoire, was für kommende Kund*innentermine von großem Vorteil sein kann.
  • Effizienz: Manche Meetings können eine E-Mail sein. Wenn man im HomeOffice ist, überlegt man sich zweimal, ob man Informationen in einem halbstündigen Termin bespricht oder nur die Kernthesen per Mail verschickt und auf Rückfragen wartet. Gerade bei einem großen Kreis an Beteiligten kann eine E-Mail sehr viel Meetingzeit sparen.
  • Teambuilding: Wenn die gemeinsame Zeit im Office wegfällt und man gerade jetzt ja auch seine privaten Kontakte einschränkt, ist es wichtig, das Gemeinschaftsgefühl nicht zu verlieren. Dafür sind bei uns schon in den ersten Tagen des “weichen Lockdowns” viele Ideen und Lösungen entstanden, wie wir unser Teamgefühl aufrecht erhalten.

 

Wie genau unsere Lösungen aussehen, um die Corona-Pandemie nicht nur gut zu überstehen, sondern auch neu entstandene Potenziale zu nutzen, berichten wir ausführlich und übersichtlich dargestellt in einem zweiten Teil dieses BlogArtikels, der sich mit “FELD Ms Best Practices und Guidelines in Zeiten von Corona” beschäftigt.

Teil II wird in den nächsten Tagen hier veröffentlicht.