FELD Ms Best Practices und Guidelines in Zeiten von Corona

Warum FELD M schon in der Vergangenheit gute Voraussetzungen dafür geschaffen hat, mit einer Ausnahmesituation wie jetzt gut umzugehen, haben wir im Artikel “Eine Frage des (Mind-)Setups – oder: Wie FELD M Schwarzen Schwänen begegnet” behandelt. Nun wollen wir euch unsere Best Practices an die Hand geben, wie wir derzeit mit der Corona-Situation umgehen.

 

Alleine, aber nicht einsam – Wie wir unser “Wir-Gefühl” nicht nur aufrechterhalten, sondern sogar stärken

• Wir kommunizieren ganz bewusst! Wenn wir von zuhause aus arbeiten, sollten wir mehr und unmittelbar miteinander kommunizieren. Fragt lieber einmal mehr nach, ob in der E-Mail alles klar war, fragt bewusst nach konkreten Dingen und nicht nur “Wie geht’s?”, beginnt euren internen Call, indem ihr etwas von euch erzählt, wie es euch gerade geht oder was ihr heute schon erlebt habt. Im Büro passiert das ganz automatisch, auf eine unbewusste Art und Weise, aber wenn wir alle remote arbeiten, müssen wir uns dazu alle ein bisschen selber ermahnen.
• Wir schalten immer die Kamera ein! So fühlen wir uns alle ein bisschen näher – oder erklären zumindest zu Beginn des Calls, warum das gerade wirklich nicht geht.
• Wir halten die Kolleg*innen zu unseren Projekten auf dem Laufenden! Woran arbeitest Du gerade? Wo stehst Du im Projekt? Falls du Hilfe benötigst oder dir etwas aufgefallen ist, wende dich direkt an die Kolleg*innen. Nur so können wir Missverständnissen und möglichen Konflikten vorbeugen und verstehen uns alle als Team und nicht als eine Gruppe von Einzelkämpfer*innen.
• Wir frühstücken gemeinsam! Bei uns gibt es jeden Morgen von 8:00 bis 9:30 ein Teams-Meeting, in das sich jede*r einwählen kann, um gemeinsam mit den Kolleg*innen den Tag zu beginnen, gemeinsam einen Kaffee zu trinken und gemeinsam zu frühstücken. Da kommt man dann auch ganz gut ins Plaudern und man verliert auch die lieben Menschen hinter den professionellen Kolleg*innen nicht aus den Augen. In den letzten Wochen hat sich daraus eine virtuelle Kaffeeküche entwickelt, in der sich die Kollegen spontan treffen können.
• Wir gönnen uns ein Feierabendbier! Sprecht euch ab und verabredet euch regelmäßig auf einen gemeinsamen Schlummertrunk per Videokonferenz. Das ist die perfekte Gelegenheit, um die Erfolge des Tages gemeinsam zu begießen und den Arbeitstag in gemütlicher Runde ausklingen zu lassen.
• Wir haben wichtige Slack-Channel! Wir haben einen Channel, in dem wir uns gerade über alle Neuigkeiten rund um Corona austauschen, natürlich einen Channel, für Memes, Gifs und allerlei lustige Meldungen, aber auch Channels mit Leseempfehlungen, Musik-Tipps und Weiterbildungsmöglichkeiten. So können wir uns einerseits zielgerichtet austauschen und finden andererseits immer genügend Inspiration, damit uns nicht langweilig wird. In unserem Parents-Channel tauschen wir uns zum aktuellen Status der Kinderbespaßung zu Hause aus, z.B. wie man, auch ohne die Kinder vor den Fernseher zu setzen, durch wichtige Videokonferenzen kommt oder auch einfach nur um sich gegenseitig aufzumuntern, da es für uns alle eine große Herausforderung ist.

 

Nur wer sich wohlfühlt, kann auch was leisten – Unsere Tipps für effiziente, gesunde und glückliche Remote-Arbeit

So fresh and so clean! – Arbeitsort

• Wechselt euren Arbeitsort! Zu Hause haben wir eine ganze Auswahl an Arbeitsplätzen: Schreibtisch im Büro, Esstisch, Garten, Balkon oder Terrasse. Je nach Aufgabe solltet ihr die Vielzahl an Möglichkeiten nutzen und euren Arbeitsplatz wechseln.
• Macht es euch schön! Richtet euch den Arbeitsplatz so ein, dass ihr euch wohlfühlt.
• Haltet Ordnung! An einem sauberen und aufgeräumten Arbeitsplatz können wir besser arbeiten. Versucht, den ganzen Tag über Ordnung zu halten und räumt euren häuslichen Arbeitsplatz jeden Abend auf – oder räumt den Computer sogar ganz weg, um Berufliches und Privates zu trennen.
• Sorgt für frische Luft und genügend Sauerstoff in euren Räumen! Energiespartipp: Bei kalten Temperaturen lieber Stoßlüften als das Fenster dauerhaft zu kippen.

 

This is the Rhythm of the Day – Arbeitszeit

Die Arbeitszeiteinteilung ist sicher eine der größten Herausforderungen des Home Offices. Es ist aber ungemein wichtig, sich ein paar feste Regeln zu geben, um einen gesunden Rhythmus in den Tag zu bringen.

• Kommuniziert, von wann bis wann ihr arbeitet! So gelingt es, die gegenseitige Erwartungshaltung mit den Kolleg*innen gut zu managen und die Balance zwischen Privat- und Berufsleben zu meistern.
• Legt Pausenzeiten fest und haltet diese ein! Pausen sollten im Idealfall nicht vor dem Laptop stattfinden und, sofern möglich, in einer anderen Umgebung. Ebenso wichtig ist eine angemessene Zeit für die kleinen Auszeiten.
• Erstellt euch bei Bedarf to-do Listen und priorisiert die anstehenden Aufgaben! Dadurch verliert ihr nie den Überblick und das Abhaken der Aufgaben macht euch zufrieden.
• Achte auf deine Nicht-Erreichbarkeit! So wichtig es ist, tagsüber für die Kund*innen ansprechbar zu sein, so wichtig ist es auch, in Pausen und am Abend abzuschalten. Falls du während deiner Arbeitszeit deine Anrufe auf dein privates Telefon umleitest, vergiss nicht, während der Auszeiten die Rufumleitung zu deaktivieren.
• Vereinbart Spielregeln mit eurer Familie oder Mitbewohner*innen! Zum Beispiel: Ist die Bürotüre geschlossen, dann gilt „Bitte nicht stören“. Für die Kolleg*innen könnt ihr euren Status in Slack nutzen. Wir haben zum Beispiel bestimmte Slack-Emojis vereinbart, um zu signalisieren “Im Meeting”, “erreichbar”, “kurze Pause” oder “Feierabend”.
• Seid nicht zu hart zu euch! Auch im Büro schweifen unsere Gedanken von Zeit zu Zeit ab. Das darf auch im Home Office passieren.

 

Denk-Sport: Wie wir im HomeOffice nicht nur geistig fit bleiben

So nah(-maste!) – FELD M Yoga

Bewegung und körperliche Gesundheit sind schon immer ein wichtiger Bestandteil unserer Firmenkultur. So gibt es schon seit Jahren jeden Dienstag (alternierend von Woche zu Woche morgens oder abends) Yoga bei uns im Office, unterrichtet von unserer lieben Kollegin Verena. Diese Yogastunde haben wir auch jetzt beibehalten und haben nun dienstags, allerdings immer vor der Arbeit, die Gelegenheit, unsere innere Mitte zu finden. Verena streamt dabei ihre Übungen über MS Teams in unser aller Wohnungen, direkt auf die Yogamatte. Namaste!

 

Afternoon Work(-Out): Cardio und Stretching

• Wir haben an vier Nachmittagen in der Woche 30-minütige Sport-Sessions. Montag, Mittwoch und Freitag ist Cardio angesagt, am Donnerstag ein Stretching-Programm oder Rückengymnastik. In der Gruppe lassen wir uns viel leichter motivieren, den Schreibtisch mal kurz zu verlassen und die gemeinsame Anstrengung verbindet zusätzlich. Bei uns hat sich während der Work-Outs bewährt, die Kamera auszuschalten, das Mikro aber aktiviert zu haben, damit man den Muskelschmerz auch teilen kann und sich so wie im Fitness-Studio fühlt.
• Diverse Fitnesskurse gibt es bereits auf YouTube. Oder man schließt sich den Kindern an und macht bei den täglichen Trainings (jeweils für Kita, Grundschule und Oberschule) von Alba Berlin mit: https://www.youtube.com/channel/UCNAj17FO6CxUU5v6wO7kPfQ

 

Walkie Talkie

Verbindet das Nützliche mit dem Angenehmen und integriert den sozialen Austausch am Telefon in euren Morgenlauf oder euren Nachmittagsspaziergang. Dann habt ihr einen guten Grund rauszugehen, nehmt euch bewusst Zeit für Freund*innen, Familie oder Kolleg*innen und seid auch beim Social Distancing auf der Straße nicht alleine.

 

Es sind die kleinen Schritte…. – Bewegung im Alltag

Aufstehen, sich strecken, ein paar Schritte laufen – im Büro tun wir das, ohne darüber nachzudenken, doch im HomeOffice kann es leicht passieren, dass man den ganzen Tag am Tisch sitzt oder auf dem Sofa lümmelt, ohne sich ausreichend zu bewegen. Daher:

• Nutzt die Mittagspause, um euch die Füße zu vertreten
• Steht auf, während ihr telefoniert. Nach ein paar Tagen wird das zur Routine und so bekommt ihr immer wieder ein bisschen Bewegung und der Kreislauf bleibt in Schwung
• Wenn ihr gerne Tee oder Kaffee trinkt, nehmt euch nicht gleich eine ganze Kanne mit an den Tisch, sondern holt euch jede Tasse einzeln aus der Küche – auch so bekommt ihr etwas Bewegung. Allerdings solltet ihr dadurch nicht weniger trinken!
• Wechselt so oft ihr könnt eure Sitzposition. Das Beste für den Rücken ist Abwechslung!

 

Kamera läuft und Action! – Videokonferenzen nun noch besser machen

Hier ein paar Tipps unserer remote moderierenden Kolleg*innen:​

• Nimm Dir Zeit für die Vorbereitung (mehr als normalerweise), damit du nicht schon vor dem Meeting gestresst bist oder zu spät kommst
• Neue Technik immer schon ein paar Tage vorher prüfen/einüben
• Umgebung überprüfen (sodass die anderen Teilnehmer*innen nicht gestört werden) und z.B. das Handy lautlos stellen
• Definition eines Fall-Back-Kanals (bspw. Slack Chat, um Teilnehmer*innen wieder in die Session zu holen)
• Technik-Check bei Beginn: „Kannst Du mich hören/sehen?“
• Stummschalten/Mute-Vereinbarung treffen für alle, die gerade nicht sprechen (u.a. zum Vermeiden von Nebengeräuschen)
• Bewusst moderieren: Kurze, klare Ansagen, was als nächstes passiert (keine Oder-Fragen: „Wollt Ihr A oder B?“)
• Stille aushalten (Teilnehmer denken nach)
• Chat während des Meetings nutzen für schnelles Feedback („+“ = ja, „-“ = nein)
• Vereinbart Handzeichen für kurzfristige Stimmungsbilder. Sinnvoll sind Zeichen für “Zustimmung”, “Ablehnung”, “Ich brauche eine Pause”, “Das habe ich nicht verstanden” oder “Die Verbindung ist schlecht”. Der Fantasie sind aber auch hier keine Grenzen gesetzt

 

Das Denken darf auch in Zeiten von Corona noch “positiv” sein!

Behaltet eure gute Laune! Das Arbeiten von zu Hause bringt auch Vorteile mit sich. Nutzt das! Sport, backen, kochen, Kunst,… sind nur ein paar der Möglichkeiten, die sich euch nun erschließen. Außerdem sollte man sich immer wieder vergegenwärtigen, dass die aktuelle Situation auch nur eine Ausnahme ist.

• Gebt Feedback! Wir fragen über eine Bot-basierte Slack-Umfrage täglich ab, wie sich unser Team auf einer Skala von eins bis zehn gerade fühlt zu Hause. Dazu gibt es Ansprechpersonen für Kolleg*innen, die mit der aktuellen Situation nicht zurecht kommen sowie auch eine Liste von externen Hilfsdiensten, an die man sich wenden kann.
• Macht, was euch gut tut! Wenn die Kinder anfangen, durch die Wohnung zu brandschatzen oder euch die Decke auf den Kopf fällt, könntet ihr einfach einen gemeinsamen Spaziergang einlegen oder euch der wilden Kinderhorde anschließen und gemeinsam den Kopf in der Hausdisko frei tanzen.
• Achtet auf euch selbst! Nehmt euch die Zeit, noch einmal die Woche Revue passieren zu lassen. Was hat geklappt und was weniger? Gibt es etwas, das ihr für die nächste Woche verbessern wollt? Und das Wichtigste: Nehmt euch Zeit, euch zu fragen, wie ihr euch fühlt und was euch (und euren Familien) gut tut.

 

Not-at-Work-Shop: Wie wir interne und externe Workshops nun per Videokonferenz umsetzen

Natürlich gelten die oben genannten Punkte für Videokonferenzen genauso für einen Workshop. Zusätzlich gibt es für Workshop-Moderator*innen aber noch ein paar weitere Punkte, die ihr vor einem Workshop durchgehen solltet.

Vorbereitung

• Präsentation zu Inhalten und Vorgehen des Workshops vorab verschicken (und gfls. an das virtuelle Setting anpassen)
• Teilnehmer*innen sollten vorab ins Tool eingeladen werden
• Teilnehmer*innen sollten sich vorab mit dem Tool vertraut machen
• Kein Muss aber sofern ein zweiter Monitor vorhanden ist kann man neben der gemeinsamen Arbeit auf dem digitalen Board auch die Videokonferenz laufen lassen. Auf dem Laptop allein wird die Ansicht schnell sehr Kleinteilig.
• Teilnehmer*innen sollten vorab das verwendete technische Setup überprüfen

• Allgemeine Regeln sollten vorab verschickt werden und man sollte sich auf diese verständigen

 

Durchführung

• Gfls. empfiehlt sich ein Mix aus verschiedenen Tools: bspw. Slack für Audio und Screenshare und Mural für das gemeinsame Arbeiten an einem digitalen Board
• Pausen sollten eingeplant (und anmoderiert) werden. Gerade bei längeren Sessions solltet ihr auch eine entsprechend lange Pause einplanen, in der dann auch alle den Bildschirm verlassen, um für Luft, Bewegung und Getränke zu sorgen
• Ggf. zwei Moderator*innen einplanen, die sich Moderation (Sprechen & Moderieren) und virtuelles Zuarbeiten (z.B. noch Teilnehmer*innen in das Tool aufnehmen, etc) aufteilen
• Extra Moderator*innenchat für die Abstimmung

 

Don’t go Out(ro) – oder wie wir uns auf die kommenden Wochen vorbereiten

Wir hoffen, ein paar gute Anregungen gegeben zu haben, wie man sich auf die aktuelle Situation einstellt, aber natürlich ist es auch für uns ein fortlaufender Lernprozess. Lernen von anderen Firmen, Ausprobieren von neuen Ideen, auch einmal Scheitern und alte Prozesse überdenken, gehören hierbei unbedingt dazu.

Wie genau die nächsten Wochen sich entwickeln werden, können wir nicht abschätzen, aber wir werden weiter daran arbeiten, uns auf das, was kommt, gemeinsam einzustellen und wenn es sich anbietet, anderen zu helfen. So haben einige von uns beim Hackathon der Bundesregierung #wirvsvirus oder beim Münchner Lokal-Hackathon #mia-gehn-online mitgemacht, um kleinen Unternehmen in puncto Digitalisierung etwas auf die Sprünge zu helfen.

Die ersten Wochen waren anstrengend, aber dennoch ist es gut zu wissen, wie man gerade in schwierigen Zeiten noch enger zusammenrückt (ausnahmsweise nicht wörtlich!) und sich gegenseitig unterstützt.

Habt ihr noch weitere Anregungen für uns? Meldet euch per Mail an blog@feld-m.de!  Bleibt gesund!